À l’occasion des Journées Thématiques, Back Stage a mis en place sa méthodologie adaptée pour l’organisation d’école pour les institutions publiques. Il s’agit d’accompagner l’Inserm pour organiser une session avec plus de 70 jeunes brillants étudiants futurs médecins autour d’un thème : l’Intelligence Artificielle et les données pour la recherche biomédicale.
Le principal défi et de mettre en place un dispositif d’inscription très complet pour permettre à tous les étudiants d’indiquer leur temps de présence et leur souhait de voyage pour réserver au plus près de leurs envies.
En suite, il a fallu organiser les conférences de 15 intervenants franco / anglais avec des échanges avec les étudiants au cours des présentations.
Afin de pallier aux absences, l’enjeu a aussi été de rediffuser en live les 3 jours de présentation.
Notre solution est avant de bien préparer le formulaire d’inscription qui est la base de tout pour savoir si la personne est étudiante, intervenante, doit être prise en charge ou non, reste combien de temps, et souhaite quel voyage.
Ensuite, notre gestion habituelle se met en place : Listings de présences, de transports, rooming lists pour les hébergements…
Communication du programme, des dernières infos, envoi des billets de train et d’avion.
Et accueil sur place pour ces étudiants que nous commençons à bien connaître.
L’organisation d’école pour les institutions publiques n’a plus de secret pour l’équipe Back Stage !
Inserm
Public
2023
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